Quels sont vos obligations ?
Il existe différents types de comptabilité et bien évidemment avec de multiples déclinaisons dans les logiciels de comptabilité CSE.
Dans l’univers du CSE, après des années de « flou » et de règles assez peu précises, le législateur a tranché depuis quelques années déjà. Pour télécharger les règlements de l’ANC (Autorité des Normes Comptables), cliquez ici.
Tout d’abord, les CSE doivent tenir une réelle comptabilité, quelles que soient leurs tailles et leurs ressources.
En revanche, les règles sont dorénavant claires :
- en dessous de 153 000 € de ressources (budget AEP et ASC cumulé), le CSE peut se contenter de tenir une compta CSE simplifiée,
- au-dessus c’est une comptabilité d’engagement, de manière obligatoire. Avec également de faire clôturer réviser les comptes du CSE par un Expert-Comptable.
Les différences entre les deux types de comptabilité pour votre CSE
Comptabilité en partie simple ou en partie double ?
Avant d’expliquer la différence entre une comptabilité simplifiée et une compta d’engagement, commençons par expliquer un premier concept. Comptabilité partie simple, versus comptabilité partie double.
La comptabilité dite en partie double impose, pour toute écriture comptable, au minimum 2 mouvements. Un mouvement au débit d’un compte, et un au crédit d’un autre compte. La somme des débits et des crédits doit être nulle. C’est le principe de l’équilibre des écritures.
En comptabilité partie simple, on s’intéressera en général uniquement aux entrées et sorties d’argent vis-à-vis du CSE. Cela s’apparente à une gestion de finances personnelles. Chaque entrée / sortie est consignée, par exemple, dans un tableau Excel, avec une ventilation par type de dépense ou de recette.
Par exemple : Billetterie, Chèque vacances, Noel, ANCV, Sorties, commandes groupées, … pour ne parler que du budget des Œuvres Sociales.
Aller plus loin que la simple comptabilisation des entrées / sorties
Le principe de la comptabilité d’engagement est justement d’aller plus loin que la gestion des entrées et sorties d’argent des comptes du CSE.
Par exemple, vous recevez une facture fournisseur pour vos achats de Billetterie de 850 €, et vous comptez la payer à 30 jours.
En comptabilité simplifiée, cette facture ne sera visible dans votre comptabilité CSE, qu’à partir du moment où vous aller la payer. Donc à partir du moment où vous aller décaisser la somme due au fournisseur.
En comptabilité d’engagement, ce qui prévaut c’est la transparence financière. Cette dette au fournisseur doit être visible dans les comptes du CSE.
On introduit alors une notion de « Compte Fournisseur ». Le Compte 401 (selon le plan comptable général).
A la réception de la facture fournisseur, on l’enregistrera donc dans la comptabilité du CSE de la manière suivante. Une écriture avec deux mouvements :
- un mouvement au Débit d’un compte 601000 (compte de charge – compte qui commence par un 6) d’un montant de 850 €, passé à la date de la facture.
- un mouvement au Crédit du même montant sur le compte 401000-UGC (fournisseur), passé à la même date.
On parle d’ailleurs également de comptabilité client/fournisseur ou de comptabilité de tiers. Tout ce vocabulaire signifie donc la même chose.
La comptabilité d’engagement ajoute plus de transparence dans la compta des CSE
Ainsi toute personne qui consulterait la comptabilité du CSE aurait une vision précise de la situation comptable et des engagements du CSE. Le compte du fournisseur (401000UGC) étant créditeur de 850€, signifie que le CSE doit la somme de 850 € à ce fournisseur.
Evidemment cet exemple s’applique uniquement à la comptabilité des CSE. Pour une entreprise, ce sera légèrement plus compliqué avec la gestion de la TVA.
Imaginons maintenant que le CSE règle 30 jours plus tard cette facture au fournisseur en lui envoyant un chèque de la totalité des 700 € qui sont dus.
Dans la comptabilité on enregistrera alors une nouvelle écriture avec 2 mouvements :
- un mouvement au Débit de 850 € sur le compte 401000 – UGC passé à la date de l’émission du chèque.
- un mouvement au Crédit d’un compte 512200 passé à cette même date.
Le compte 512200 est un compte financier qui correspond, dans notre exemple, au compte bancaire au CSE pour ses œuvres sociales.
Et, magie de la compta, le compte du fournisseur est maintenant soldé. 850 € au Débit et 850 € au Crédit. Le CSE ne lui doit plus rien !
Le compte banque 512 « marche à l’envers » …
Alors accrochons nous un tout petit peu pour analyser ce fameux compte 512200. Il est, si l’on ne regarde que notre exemple, créditeur de 850 €. Alors que nous venons de faire un chèque de 850 €. Donc de sortir de l’argent.
Sur notre relevé de banque, il sera bien évidemment dans la colonne débit. Mais dans la comptabilité du CSE il sera au Crédit. Et oui, c’est inversé !
Rassurez-vous les logiciels de comptabilité intégré CE font ça tout seul, et il n’y a pas de risque de se tromper.
Si l’on y réfléchit bien, c’est finalement assez logique. Dans une comptabilité CSE, on tient la comptabilité du CSE et pas celle de la banque. La banque est considérée comme un tiers, au même titre qu’un client ou un fournisseur. Un tiers débiteur est un tiers qui doit de l’argent au CSE. Réciproquement un tiers créditeur, est un tiers à qui le CSE doit de l’argent.
Il vaut mieux donc dans la comptabilité CSE être débiteur vis-à-vis de la banque.
Et là, nous ne sommes que dans un exemple très simple. Il existe de multiple situations dans la vie d’un CSE et autant de schémas comptables : enregistrer un bordereau de remise de chèque, un échéancier, un rejet, un acompte, la dotation de subvention, … sans parler des écritures dites d’inventaire (entrée du stock au bilan, produits ou charges à recevoir, produits ou charges à recevoir, …).
La comptabilité d’engagement permet de répondre à tous les cas.
Pourquoi Ekipéa développé une comptabilité CSE d'engagement ?
En première approche, cela peut paraître surprenant sachant que notre solution s’adresse en priorité aux Comités Social et Economique n’ayant pas de salarié permanent. Et donc, en général, aux CSE qualifiés de « petits et moyens CSE » par le législateur, et donc qui ne sont pas soumis à l’obligation de tenir une comptabilité CSE d’engagement.
Pour autant nous avons fait le choix de développer une comptabilité d’engagement dès la conception de notre solution EKIPEA.
Pourquoi ?
Avant tout, par ce qu’il n’y a rien de mieux qu’une comptabilité à double partie pour gérer les situations complexes et notamment lors de la clôture comptable :
- chèques reçus mais pas encore remis en banque,
- chèques remis en banque mais pas encore débités sur le relevé de banque,
- factures non reçues,
- acomptes versés par les salariés pendant l’année pour un voyage qui a lieu l’année suivante,
- prise en compte du stock de billetterie au 31/12,
- etc, etc, …
Mais également car nous adressons également des CSE dont les ressources dépassent les 153 000 € et donc soumis à l’obligation d’une compta d’engagement.
Mais rassurez-vous, la comptabilité c'est simple chez EKIPEA, avec l'expert comptable partenaire, on l'a fait pour vous !
La comptabilité comme nous venons de le voir peut s’avérer complexe, même lorsque l’on parle de comptabilité CSE.
Mais avec EKIPEA, tout cela reste simple. La plateforme EKIPEA génère automatiquement une majorité des écritures comptables. Les écritures manuelles, et notamment celles liées au budget de fonctionnement ou encore à la clôture comptable), sont gérées par votre Coékipier, et l’Expert-Comptable partenaire.
Dans tous les cas, vous bénéficiez d’une clôture comptable réalisée par le Cabinet d’Expertise Comptable d’EKIPEA, et donc d’un Bilan, Compte de Résultat, annexes et Rapport de gestion (obligatoire depuis le 01/01/2015).
Le tout, dans un budget très compétitif (Cf nos offres).
En conclusion, la compta avec EKIPEA, c’est simple car nos experts s’en chargent pour vous !
Découvrez ici nos offres conçues pour vous par nos équipes.
