Faites comme Max & Nath pour la gestion de vos chèques vacances !

La gestion de vos chèques vacances ANCV n’aura jamais été aussi facile et rapide : oubliez les prises de tête, on gère pour vous et avec vous. Max & Nath ont choisi EKIPEA pour ça, entre autres !

Voilà l’histoire de Max & Nath pour leur première campagne de chèques vacances avec EKIPEA. Ils ont tout simplement divisé par 10 le temps qu’ils consacraient auparavant à la gestion de cette activité !

 

 

 

Suivez nos différentes étapes et facilitez vous la vie !

Et surtout, n’hésitez pas à nous contacter pour des conseils ou étudier vos particularité et votre projet.

Etape 1 : Conseil et cahier des charges

Votre Coékipier va étudier avec vous votre mode de fonctionnement pour les chèques vacances. La première année, il vous posera toutes les questions nécessaires à la mise en place de votre campagne de chèques vacances. Quel type de chèques : papier ? dématérialisé ? Est-ce que vous les donnez ? ou est-ce que vous demandez une participation aux salariés ? sur quel(s) critère(s) vous subventionnez ? comment les salariés vous payent-ils ? quand passez vous la commande auprès de l’ANCV ? comment donnez vous les chéquiers une fois ceux-ci arrivés ? ….

Evidemment l’année suivante cela va encore plus vite ! … sauf si vous décidez d’adapter ou changer vos règles.

Et ne vous inquiétez pas, si vous démarrez en cours d’année avec EKIPEA et que vous avez une campagne de chèques vacances déjà ouverte votre coékipier, étudiera la meilleure transition possible entre votre système ou logiciel actuel et EKIPEA. On s’occupe de tout !

 

 

 

Les conseils Ekipéa :

  • L’URSSAF est intransigeant sur ce point, tous les CSE doivent obligatoirement mettre en place un critère social, qui plus est non discriminant pour l’attribution des chèques vacances afin qu’ils soient totalement exonérés de cotisations et charges sociales. N’hésitez pas à nous consulter pour être conseillés à ce sujet.
  • Proposez du paiement par prélèvement bancaire en échéancier. Cela simplifie la vie de vos bénéficiaires mais aussi la vôtre. EKIPEA propose des solutions adaptées. Par exemple, vos salariés peuvent saisir leurs RIB sur l’application mobile PocKet’CE et votre Coékipier vous prépare les fichiers SEPA. Que du bonheur !

Etape 2 : Paramétrage de vos chèques vacances

 

Rien de plus facile, c’est votre Coékipier qui va tout paramétrer pour vous dans la plateforme EKIPEA (back office) :

– chéquiers proposés,
– date de début et fin de campagne,
– règles de subventions en fonction de vos critères,
– quotas et plafonds éventuels,
– moyens de paiements possibles,
– …

Bien évidemment vous validez cette étape avec votre Coékipier au téléphone ou en visio en saisissant quelques commandes de test pour vérifier que tout va bien !
S’il faut une petite formation ou piqûre de rappel, votre Coékipier est là.


 

Etape 3 : Ouverture des commandes

 

Une fois que tout est paramétré et que vous avez la solution bien en main, il est temps de lancer votre campagne chèques vacances et de prendre les commandes de vos salariés.

Les conseils Ekipéa : 

Appuyez vous de notre application mobile Pocket’CE. Vos bénéficiaires passent directement commande sur l’application. Plus besoin de bloquer la permanence pour cela. Ils viendront de toutes façons pour retirer leurs chèques.
Evidemment ils peuvent toujours passer à la permanence et c’est vous qui saisirez leurs commandes en quelques clics.

Pour gagner vraiment du temps, alliez le prélèvement SEPA et la Pocket’CE. Gain de temps garanti !
Il y a moyen d’être plus efficace que de demander au salarié de faire 8 chèques comme on le voit encore souvent.

Et si vous pensez que vos salariés pourraient être réticents à donner leurs RIB, nous avons les solutions pour les rassurer. A commencer par le fait qu’ils en bénéficieront aussi pour des virements … si vous leur proposez des remboursements culture, sport loisir par exemple..


 

Etape 4 : Le coékipier prépare pour vous le fichier de commande ANCV

 

Tous les salariés ont passé leurs commandes. Tant pis pour les retardataires éventuels, il faut passer la commande de chèques vacances auprès de l’ANCV pour que chacun ait ses chèques au moment de partir en vacances.

Il suffit d’appeler votre Coékipier qui va vous préparer votre fichier de commande au format ANCV et pourra vous proposer plusieurs compositions de chéquiers (chèques de 10, 20 et 50€) en fonction des montants.

Il ne vous reste plus qu’à passer la commande et faire le chèque ou le virement à l’ANCV (c’est la seule chose qu’EKIPEA ne pourra pas faire pour vous ;-))

Les + Ekipéa : 

Vos données sont vérifiées. Deux contrôles valent mieux qu’un !
Nous suivons pour vous les différentes évolutions ou options proposées par l’ANCV.

 

 

Etape 5 : Réception de vos chèques vacances

 

C’est le grand jour ! Vous recevez vos chèques vacances.

N’oubliez pas d’aller télécharger la facture sur le site de l’ANCV car un bon de commande n’est pas un justificatif comptable … et avec l’ANCV malheureusement la facture n’est pas dans le colis. Et le bon de livraison ne fait pas foi non plus en comptabilité.

Le + Ekipéa : envoyez la facture à votre Coékipier, il se chargera de la saisir dans votre comptabilité selon les consignes de l’Expert Comptable.

NB : ATTENTION aux idées reçues : les frais de port et les frais de commission sont imputés sur le budget des œuvres sociales.

 

 

 

Etape 6 et dernière étape: la distribution

 

La première chose à faire est évidemment de communiquer auprès des salariés comme quoi les chèques vacances sont arrivés !  Le bouche à oreille fonctionne vite dans ces cas là mais moins vite qu’une notification sur la PocKet’CE de vos bénéficiaires quand vous allez créer un article dans le Blog pour préciser les conditions de distribution de chèques vacances.

Ekipéa peut vous accompagner et vous conseiller également sur la question de la distribution des chèques. Globalement 3 possibilités s’offrent à vous :

– Retrait à la permanence : vous pouvez même simplement valider une livraison sur votre smartphone ou une tablette. Ekipea est la seule solution proposant des fonctionnalités de gestion aussi avancées à la fois sur PC (de manière traditionnelle en mode WEB, mais aussi sur une APP).
– liste de distribution : chaque élu se charge d’une liste et d’un service. Votre Coékipier vous aide en vous fournissant votre liste d’émargement préparée.
livraison à domicile chez le bénéficiaire:  là il faut le prévoir à l’étape 4 car c’est l’ANCV qui se charge de la livraison pour vous. Nous surveillons pour vous l’actualité car pendant la crise COVID, l’ANCV s’est proposée de faire des livraison à domicile à titre gracieux. Merci à eux !

 

 

Distribution de chèques vacances terminée, cela a été un vrai jeu d’enfant !  Plus qu’à se dire à l’année prochaine maintenant  et vive les vacances !

N’attendez plus et contactez nous pour pour une étude de vos besoins et une présentation de nos solutions.
C’est gratuit et sans engagement.

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