Comptabilité CSE

Cela parait évident et pourtant plus de 90% des trésoriers sont en retard sur leur compta. Quelques fois de quelques mois, … ou plus.  Souvent par manque de temps, quelque fois par manque d’organisation.

Rappelons les règles essentielles :

• Pour les ventes d’activités, même s’il n’est pas exigé d’imprimer des « factures clients » à chaque vente à un bénéficiaires, il est cependant indispensable de garder une traçabilité dans un journal de ventes. Et ce, quel qu’en soit la forme : logiciel CSE dédié, Excel, voire papier.
• Aucune dépense au CE sans justificatif, reçu ou facture,
• Classer rigoureusement les factures fournisseurs et les pièces (relevés de banque, bordereaux, …) par ordre chronologique en séparant le budget AEP du budget ASC
• Ajouter sur chaque facture classée le n° de pièce comptable attribué dans le logiciel si vous travaillez avec un logiciel de gestion pour CSE.
• Bien préciser sur chaque facture la date, le montant et le moyen de paiement utilisé (précisez le n° de chèque ou le n° de virement … très utile lorsque l’on fait des recherches).

Dans les CSE important, il est crucial de mettre en place un circuit de validation des factures fournisseurs. Si elles sont envoyées à différents élus, en charge des commissions par exemple, il est évidemment impératif de les centraliser. Et enfin, il est plus que conseillé de limiter l’accès aux moyens de paiement, au Trésorier et Trésorier adjoint par exemple. Voire, au Secrétaire et Secrétaire adjoint.

Et là, quelque soit le prestataire qui accompagne le CSE, que ce soit EKIPEA où un confrère, ces bonnes pratiques doivent évidemment être mises en œuvre. Et c’est bien le rôle du Trésorier de les mettre en place … et de les faire appliquer auprès de ses collègues élus.

Ce travail de « pointage » et de vérification est évidemment une des tâches importantes et incontournable d’une tenue de comptabilité. Si le Trésorier opte pour tenir la même sa compta CSE, alors il lui appartient d’effectuer ses contrôles tous les mois.

Le rapprochement bancaire consiste à vérifier que tous les mouvements enregistrés en compta sur les comptes financiers (512 pour la banque, 515 pour les livrets par exemple) se retrouvent bien sur le relevé de compte de la banque, … et réciproquement.

Dernière précision, la compta, c’est au centime près. Que ce soit une compta de CSE ou d’entreprise.

Cette tâche de rapprochement bancaire est évidemment très fastidieuse, surtout si le CE a une grosse activité avec des relevés de banque qui font plusieurs pages.

Le CSE peut évidemment sous-traiter sa compta à un Expert-Comptable qui va s’en charger mais, un « CSE malin » choisira EKIPEA.

L’avantage avec EKIPEA, c’est que la compta du CSE est tenue au fil de l’eau. Une facture envoyée sera saisie sous 24/48H. Les rapprochements bancaires seront effectués chaque mois au fil de l’eau par le Coékipier du CSE.

Alors que les Experts comptables auront plutôt tendance à traiter les comptas de leurs clients CSE une à deux fois par an. Ce qui nuit évidemment à la visibilité sur les comptes et empêche de piloter correctement son budget.

Notez bien toutefois, que même avec EKIPEA, il faudra bien fournir toutes ses pièces. Le Coékipier tiendra à jour un tableau des pièces manquantes, lorsqu’il opérera aux rapprochements bancaires et relancera évidemment le Trésorier.

Mais c’est pour le bien de tous. Il est évidemment plus facile de remettre la main sur une facture du mois en cours que de la rechercher après plusieurs mois.

Concernant le lettrage, cela ne concerne que les CSE qui tiennent une compta d’engagement avec des comptes clients (les comptes de racine 411) et des comptes fournisseurs (les comptes de racine 401).

Le lettrage consiste à pointer les règlements par rapport aux factures. Rappelons qu’en compta d’engagement, ils sont enregistrés en deux étapes. N’hésitez pas à consulter notre article dans le blog pour plus d’explications sur les différents types de comptabilité.

Le lettrage doit être réalisé après le rapprochement bancaire. Il va vous permettre d’identifier des erreurs ou des situation anormales. Comme, par exemple, une facture fournisseur saisie deux fois. Ou encore un fournisseur qui n’a pas été payé. Ou un avoir ou acompte non remboursé.

Dans la solution EKIPEA, c’est évidemment le coékipier qui effectue ces tâches pour le compte du Trésorier et qui va l’avertir sur les situations anormales.

Si chaque élu de CSE et a fortiori les trésoriers sont informés du principe de dualité des budgets (AEP et ASC), il n’en reste pas moins qu’il y a beaucoup de fausses croyances en la matière.

Par exemple, imputer la commission de l’ANCV en fonctionnement, ou encore les frais de port d’envoi de billetterie en AEP.

Le principe comptable est clair. « L’accessoire suit l’essentiel ». Si la prestation pour laquelle il y a des frais de port est imputable en budget ASC, alors tous les frais accessoires liés à cette prestations sont eux aussi imputable en ASC.

Un autre cas souvent rencontré consiste à acheter un cadeau gadget aux salariés pour Noël en AEP sous prétexte d’y faire figurer le logo du CE, et donc d’en faire une « opération de communication ».

C’est évidemment tentant et relayé par certains prestataires qui savent que les élus ont plus de marge de manœuvre en AEP qu’en ASC. Mais c’est interdit, tout simplement.

Le risque premier est de devoir rembourser le budget de fonctionnement avec le budget des ASC. Et donc de devoir expliquer aux salariés que cette erreur viendra réduire les prestations de l’année suivante.

Mais cela peut aller plus loin et impliquer la responsabilité du Trésorier pour non-respect de l’article R2312-35 du Code du travail.

Se faire accompagner est essentiel pour éviter ce genre d’erreurs. Les Experts-Comptables spécialités pour les Comités d’Entreprises sont les plus indiqués.

Chez EKIPEA, vous avez la garantie de la bonne application de cette séparation des budgets. Non seulement, nos Coékipiers sont formés pour cela, et là pour vous renseigner, mais notre Expert-Comptable intervient en juge de paix quand cela est nécessaire.

Dernier conseil sur ce point : séparer clairement les comptes bancaires pour éviter tout confusion !

La compta du CSE, comme on vient de le voir, c’est pour beaucoup une question d’organisation et un peu de technique évidemment. L’étape la plus complexe est évidemment la clôture de l’exercice. Chaque année, en général au 31.12, le CSE doit clôturer ses comptes et les présenter en plénière accompagné d’un rapport de gestion.

Le formaliste est depuis 2015 très précis.

La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie a renforcé les obligations comptables des comités d’entreprise. Et notamment pour ceux que le législateur appelle les « Moyens CSE » : les CSE qui dépassent les 153 000 € de budget cumulé entre AEP et ASC. Les moyens CSE ont l’obligation de tenir une compta d’engagement et de faire réviser leurs comptes par un expert-comptable.

Mais attention tous les CSE, y compris les petits CSE, sont désormais dans l’obligation :

• de tenir une comptabilité,
• de désigner un trésorier,
• de rendre compte de leur activité auprès de l’ensemble des élus, des salariés,
• de présenter leurs comptes et un rapport de gestion auprès de la Direction.

Vous trouverez ici, selon votre taille de CSE, la présentation normalisée des comptes défini par l’ANC (Autorité de Normes Comptables).

Si, en tant que Trésorier, vous clôturez seuls vos comptes, voici quelques conseils pratiques :

• Établir un arrêté de caisse au 31/12 notamment pour les espèces. L’arrêté doit correspondre au solde du compte 530200 pour les ASC par exemple. Il faut également faire figurer dans cet arrêté les chèques des bénéficiaires en attente de remise en banque. Ils doivent évidemment correspondre à ce que l’on retrouve dans les comptes de racine 511 : les valeurs à l’encaissement.
• Établir un inventaire de stock au 31/12, notamment si le CE gère des activités d’achat / revente de billetterie notamment. Le stock devra être entré à l’actif du bilan sur sa valeur d’achat ; seule la variation de stock (comptes 603) impactant le résultat.
  
  
• Demander dès le début d’année N+1 le décompte des calculs de subvention à la DRH. En effet il vous appartient, si vous êtes dans les « moyens CSE » de comptabiliser la subvention due au titre de l’année et non pas la subvention encaissée dans l’année. Les DRH versent en général un acompte en année N et une régularisation en début d’année suivante, une fois la masse salariale définitive connue. Il faut enregistrer cette créance de l’employeur dans les « comptes de Produits à Recevoir». SI vous confiez la révision et la clôture à un Expert, c’est lui qui se chargera de passer des écritures un peu complexes.

• Bien vérifier le dernier rapprochement bancaire de l’exercice. Normalement on ne doit trouver dans les écritures non rapprochées que des opérations récentes, qui ne sont pas encore passées en banque.

• Bien vérifier les lettrages des comptes clients et fournisseurs. Là encore, il faut s’interroger en cas d’écritures anciennes non lettrées.

• Identifier et passer les écritures d’inventaires et extournes N-1 : Charges et produits constatés d’avance, Produits à recevoir, Factures non parvenues. En général, c’est à l’Expert-Comptable qu’il incombe de passer ses écritures ; charge au Trésorier de l’aider à identifier ces montants. Par exemple, un voyage en année N+1 qui a été initié en année N. Ou des épargnes chèques vacances à cheval sur deux exercices.

Une fois que tout est finalisé, une dernière vérification d’usage si votre logiciel le permet : la balance comparative N-1

Cela permet en un coup d’œil de voir les différences d’une année sur l’autre et de s’interroger. Sont-elles normales ? ou se cache-t-il une erreur dans la comptabilité ?

Comme on vient de le voir, la clôture des comptes est une opération complexe et chronophage. C’est souvent la hantise des comptables, surtout si on s’y prend trop tard et que la compta du CSE n’a pas été tenue correctement au fil de l’eau.

La loi oblige de présenter les comptes dans un délai maximum de 6 mois après la date de fin de l’exercice. Donc, si vous clôturé au 31/12, vous avez en théorie jusqu’au 30/06 de l’année suivante pour présenter les comptes.

Mais attention, au piège classique « Ah j’ai encore le temps ».

Notre conseil c’est évidemment de s’y prendre le plus tôt possible. Et si tout a été bien tenu dans l’année, cela doit bien se passer.

Evidemment, le fait de se faire accompagner par EKIPEA vous aidera à respecter cet engagement tout en étant serein sur la qualité des comptes que vous présenterez. Ils auront été révisés par l’Expert-Comptable partenaire qui vous fournira la plaquette de vos comptes en temps et en heure.

Evidemment vous vous doutez bien que le premier semestre, et plus encore le premier trimestre est une période très chargée pour les Experts-Comptables. En effet, la grande majorité de leurs clients clôturent aux 31/12 et donc ils ont 6 mois pour réviser des centaines de comptas.

La règle chez les Experts-Comptables, comme chez EKIPEA est très simple. Priorité à ceux qui sont prêts (qui ont fournis tous les éléments demandés) et qui ont fixé la date de la réunion plénière.

Autant s’y prendre le plus tôt possible. Les équipes sont moins surchargées de travail début janvier qu’en mars ou avril où tout le monde veut tenir sa plénière.

Une fois la clôture finalisée, ce n’est pas terminé.

Tous les CSE ont l’obligation d'établir un rapport de gestion, à savoir un rapport en charge de présenter des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière afin de comprendre l'analyse des comptes (article L. 2315-69 du Code du travail).

Le contenu et le formalisme sont moins « cadrés » que pour l’établissement des comptes, mais le rapport doit à minima :

• Décrire l’organisation du CSE : nombre de sièges, nombre d’élus, existence d’un ou plusieurs salariés du comité, existence d’un règlement intérieur, commissions du CSE,
• Rappeler les principales réunions qui se sont tenues au cours de l’exercice et les sujets abordés, et notamment les évènements marquants de l’année écoulée,
• Détailler l’utilisation qui est faîte des deux budgets :
  • Attributions Economiques et Professionnelles (AEP – budget de Fonctionnement) : synthèse des différentes dépenses par nature,
  • Activités Sociales et Culturelles (ASC). Vous pouvez décrire les différentes prestations proposées au titre des activités et donner des chiffres clés : nombre de bénéficiaires concernés, nombre de dossiers, nombre de commandes, montant de la subvention utilisée, … en complétant par des informations qualitatives. Cette partie du rapport de gestion peut également contenir des éléments d’analyse et notamment portant sur les écarts entre le budget prévisionnel et le budget réalisé.
• Décrire le patrimoine du CSE, qu’il soit immobilisé comptablement ou non. Matériel informatique, véhicule, matériel divers, biens immobiliers le cas échéant,…

Il est important de noter que le rapport de gestion du CSE est un outil de communication qui doit être rendu public ou accessible pour les salariés.

Chez EKIPEA, nous avons avant tout une « approche service », et nous pouvons accompagner les trésoriers qui le souhaitent dans une préparation du rapport de gestion. Une première version est réalisée par le Coékipier, et cette version est retravaillée et amendée lors d’une réunion de travail avec le Trésorier.

Rappelons avant toute chose que les comptes CSE doivent être approuvés lors d’une réunion plénière qui porte sur ce seul et unique sujet. Cette réunion fait l'objet d'un ordre du jour et d'un procès-verbal rédigé par le secrétaire.

Dès que les comptes sont approuvés, le CSE doit publier le rapport de gestion auprès des salariés en utilisant ses moyens de communications, comme les panneaux d'affichage pour le CSE, ou encore le site internet de l'entreprise, ou son propre site web ou application mobile.

Présenter une plaquette établie par un Expert-Comptable n’est pas chose aisée, même si on sait lire et interpréter un bilan et un compte de résultat.

Notre conseil : laisser l’expert-comptable présenter les comptes mais présentez vous-même le rapport de gestion.

Le trésorier doit conserver les documents comptables du CSE, et les transmettre à son successeur le cas échéant. A défaut de quoi, le CSE peut encourir des sanctions au Tribunal Administratif, pouvant engager la responsabilité directe de son trésorier. 

Les délais de conservation sont résumés ici :

• Les contrats = au moins 5 ans (article L. 110-4 du Code de Commerce).
• Les bons de commandes, factures clients et factures fournisseurs et les documents bancaires = 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (article L. 123-22 du Code de Commerce)
• Les états comptables obligatoires (journal, grand livre, inventaire) = 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice (article L. 123-22 du Code de Commerce).
• Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) = 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. 

Evidemment tenir une compta CSE, ce n’est pas simple. Surtout sans un logiciel de compta ou dans un logiciel spécialisé pour les CSE. Cela prend du temps et nécessite une formation minimum en comptabilité générale.

Alors si vous avez envie d’un réel accompagnement, n’hésitez plus et contactez Ekipea.