Notre logiciel CSE

Notre logiciel CSE n’est pas un “simple produit”, mais un moyen de délivrer notre service (voir nos offres). Il est complet, simple et adaptable au mode de fonctionnement de chaque Comité.

Logiciel Gestion CSE EKIPEA

Un logiciel CSE intégré

Notre solution comprend un logiciel CSE adapté à toute taille d’entreprise et de Comité Social et Economique avec des fonctionnalités riches et variées. Evidemment, à la fois en gestion et comptabilité, mais aussi en communication. Nous nous assurons avant toute proposition commerciale, que notre solution permet de couvrir tous vos besoins. Et notamment dans la gestion de vos ASC (Activités Sociales et Culturelles) et vos règles de subvention.

Vos bénéficiaires dans votre logiciel

Gestion des bénéficiaires du CSE

Notre logiciel CSE vous permet évidemment d’administrer votre base de bénéficiaires (salariés de l’entreprise et ayants-droits) avec toutes les informations utiles : matricule, nom, coordonnées, statut, contrat, critères sociaux (historisés), RIB…

Par ailleurs, les bénéficiaires peuvent eux-mêmes compléter leur fiche sur PocKet’CE, selon le niveau de paramétrage qui sera défini.

Notez bien que votre coékipier assure pour vous l’import de votre base sur un simple fichier Excel à nous fournir (via le service RH de l’entreprise par exemple). Nous pouvons également mettre à jour votre base à votre demande, dans la mesure où vous disposez d’un matricule qui identifie de manière unique un bénéficiaire.

Un logiciel CSE paramétrable pour répondre à tous vos besoins

Le paramétrage est le « maître-mot » dans l’univers informatique. C’est pourquoi nos outils de gestion s’adaptent à vos besoins et non l’inverse.

Contrairement  à tous les logiciels, le paramétrage initial et continu est inclus dans toutes nos offres commerciales. Par exemple, la création de nouvelles activités et le pilotage des subventions est réalisé par votre Coékipier.  Finalement, il est votre véritable assistant personnel, tout au long du contrat de service.  Mieux qu’une Hot Line ou un service d’assistance, votre Coékipier travaille pour vous et avec vous.

Notre outil de gestion permet de configurer vos différentes activités selon les trois grands principes suivants qui vont conditionner les écrans et les enchaînements des traitements.

 

2 modes de fonctionnement cse

2 modes de fonctionnement

Ventes / Remboursements. Par remboursement, on parle de remboursement de  subvention sur des prestations  (culture, sport, loisirs, vacances, activités enfance, …) sur présentations de justificatifs ou factures. Et par vente, toute prestation où le bénéficiaire devra payer le Comité : billetterie locale, commandes groupées, chèques vacances, chèques cadeaux, sorties, voyages, …

2 Modes de validation

Chaque activité peut être paramétrée en validation implicite ou nécessiter une action supplémentaire du CSE pour valider la commande. Par exemple, c’est le cas pour des « pré-inscriptions » aux voyages. Néanmoins, ce n’est pas nécessairement le premier inscrit qui est validé. Les commandes sont au statut “pré-inscription”.  Charge aux élus de valider ou refuser les bénéficiaires non retenus.

Gestion nominative ou globale cse

Gestion nominative /globale

En mode global, la vente ou le remboursement se fait au niveau de l’Ouvrant Droit (OD). Alors qu’en mode nominatif il vous sera demandé d’associer à chaque dossier le bénéficiaire de la prestation (AD). Plus précisèment, le salarié lui-même, son conjoint ou un de ses enfants. Et ce sera souvent le cas, par exemple, sur des prestations de type “Voyage” ou sur des remboursements d’activités pour les enfants.

Alors, et si on parlait de vos activités et de votre CSE avec nos experts ?

Un logiciel CSE de gestion & comptabilité intégrée

Votre environnement de travail est 100% configuré par votre Coékipier du Service Clients. Chacune de vos actions (validation d’une vente, d’un dossier, encaissement, décaissement, réalisation d’un bordereau, …) s’enregistre en compta automatiquement, en respectant les schémas comptables définis par l’Expert-Comptable partenaire.

Ainsi, vous pouvez consulter votre compta, et l’utilisation de la subvention, en temps réel avec une formation simple et très concrète. C’est infiniment plus aisé qu’avec un logiciel de comptabilité générale.

Par ailleurs, le module comptabilité analytique permet d’établir et suivre votre budget, avec la mise en place d’un tableau de bord, réel outil de pilotage et prise de décision.

En résumé, avec Ekipea, vous déléguez la comptabilité du CSE à des experts !

Ecritures comptables EKIPEA

Couplage du logiciel avec l'application mobile salariés

Notification application mobile CSE

Même si  le logiciel de gestion et comptabilité peut fonctionner seul (EKINOXE), il prend encore plus son sens dès lors qu’il est couplé avec l’application mobile PocKet’CE (dans les offres EKILIBRE et EKIMOTION). Et ce, dans le but de faciliter la communication vers les bénéficiaires et leurs ayants-droits.

Valoriser vos ASC en devient encore plus facilitée avec les inscriptions, commandes, réservations et même paiement en ligne par prélèvement SEPA ou par CB (via la solution PAYLINE).

Le Back office de PocKet’CE se fait en mode Web sur PC pour publier de l’information qui sera relayée par notifications push vers les salariés.

Avec PocKet’CE, la communication devient un jeu d’enfant !

Les points forts de notre logiciel CSE

Elle peut être fixe (% ou montant, ou prix ciblé), ou variable selon un critère social (tranche de salaire, QF, nombre d’enfants, catégorie, …) enregistré sur la fiche du bénéficiaire.

Votre coékipier pourra, en fonction de vos règles, activer des quotas (par exemple : au maximum 3 billets de cinéma subventionnés par mois) ou mettre en place des enveloppes (par exemple, limiter le montant de subvention culture, sport et loisirs à 100 € par an et par salarié).

Les plafonds et les quotas peuvent être paramétrés très finement et tenir compte d’un critère social ou de la composition familiale (par exemple : 2 billets de cinéma + 1 par enfant à charge de plus de 5 ans, par mois).

Les enveloppes peuvent être définies au niveau d’une activité, ou être communes et transverses à plusieurs activités. Par exemple : un plafond annuel de 100 € en Culture, Sport et Loisirs commun aux ventes de billetterie en permanence ou aux remboursements sur justificatifs.

Ce plafond commun peut également s’appliquer avec les subventions accordées dans le module e-Billetterie ! Ces possibilités de paramétrage permettent CHOIX et ÉQUITÉ vis-à-vis de tous les salariés de l'entreprise.

Les avantages du mode en ligne

Notre solution est accessible simplement via un simple accès Internet.

Pour vous, cela signifie :

Simplicité

Une mise en place facile ne nécessitant aucune installation

Accessibilité et mobilité

Utilisation depuis le local du CE, du bureau ou encore du domicile

Sécurité des données

Vos données personnelles sont en sécurité dans nos Data Center en France

Mise à jour automatique

À chaque connexion au logiciel, vous bénéficiez de la toute dernière version

Ouverture vers les services en ligne

Vos salariés et ayants droits peuvent ainsi accéder à leur CSE 24/24 et 7j/7

Un logiciel CSE plus simple grâce au modèle EKIPEA

Avec EKIPEA, c’est plus SIMPLE. Pour commencer, tous les menus et tous les écrans réservés uniquement aux Coékipiers du Service Clients ou à l’Expert-Comptable ne viennent pas vous « polluer ».

Autrement dit, aucun écran de paramétrage
C’est le job de votre coékipier. Vous bénéficiez à la fois de son conseil, de son expertise et de son assistance au quotidien.
EKIPEA c’est avant tout un service, et c’est là toute la différence avec les outils du marché.

Accéder à la comptabilité ? rechercher une écriture comptable ? Consulter les mouvements et soldes de subvention ? Oui mais uniquement pour le Trésorier (ou tout élu à qui vous en accordez le droit) et uniquement en consultation. 
C’est tout de suite beaucoup plus simple et la formation est allégée !

Le temps gagné dans la compta peut être avantageusement mis à profit pour la communication ou encore travailler le lien social dans l’entreprise.

Nos prix sont très compétitifs. N’hésitez pas à consulter nos offres

La seule Application Mobile ELUS

Pour proposer la meilleure expérience client à chacun d’entre vous, avons développé une double interface pour les fonctionnalités destinées aux élus :

Logiciel CSE Ekipea Interface web
Application mobile élus

une interface WEB classique pour travailler sur PC (ou Mac, Linux)

une application mobile pour les élus.

Notez bien que l’ajout ou la modification d’un bénéficiaire, la saisie d’une commande ou d’un encaissement, ou encore la validation d’un dossier de remboursement peut se faire sur une application mobile (sur Smartphone ou sur Tablette). 

C’est très pratique pour travailler en mobilité.

En revanche, la consultation de vos comptes n’est proposée qu’en mode web (comme dans tous les logiciels de comptabilité classiques sur PC). Tout simplement par ce que l’écran d’un smartphone n’est pas adapté pour consulter la compta, et afficher des tableaux de chiffres … En substance, vous aurez rarement besoin  de faire une recherche d’écritures comptables, de consulter une balance ou un grand livre comptable sur votre smartphone.

En réalité, la double utilisation en mode Web (site internet) ou application est un réel avantage pour tous ceux qui veulent gagner du temps et se simplifier la gestion du Comité.

Et si on organisait une démo ? C’est gratuit et sans engagement !

Une question sur nos solutions ou notre logiciel avant de faire votre choix ?

Vous n’avez pas trouvé ce que vous recherchiez ?

L’équipe Ekipéa répond à vos questions

Notre suite logicielle s'inscrit dans une plateforme WEB en ligne (accessible via un simple navigateur Internet). Nous utilisons des technologies robustes, modernes et éprouvées, comme MySQL pour la gestion des bases de données, PHP / Angular / Ionic pour le développement, ou encore le frame-work Simfony.

L'architecture technique mise en place est une garantie de cohérence notamment dans votre comptabilité. Tous les modules travaillent sous forme de transactions.

Enfin, pour s'assurer que votre base de données, n'est en aucun cas altérée par un traitement pouvant contenir un bug, nous avons développé des batch (traitements de nuits) qui contrôlent que ce qui ne doit pas se produire ne s'est effectivement pas produit.

Au-delà des technologies utilisées, c'est avant tout la méthode de travail, et la recherche de la qualité qui constituent notre différence.

Notre plateforme technique ainsi que vos bases de données sont hébergés, en FRANCE, chez ADISTA, opérateur national de télécom et de solutions Internet/Cloud.

Evidemment, vos données sont sauvegardées chaque jour sur des systèmes sécurisés. Cela nous permet de vous  garantir une continuité d'exploitation quoi qu'il se passe.

Nos solutions sont conçues pour être déployées et utilisées en ligne via Internet (hébergement dans un Data Center en France) vous offrant de nombreux avantages :

  • simplicité d'utilisation et de déploiement de la solution,
  • accessibilité (travail du local du CE, de votre bureau dans l'entreprise, et même en déplacement ou de votre domicile),
  • Sauvegarde automatique de vos données (données comptables et données de gestion & communication),
  • Mise à jour des versions en automatique : à chaque connexion vous avez automatiquement la dernière version du logiciel,
  • Ouverture du logiciel vers les services en lignes (commandes, inscription, paiement en ligne, ...) par le salarié directement sur son smartphone

Par conséquent, aucune installation locale (sur un PC) n'est possible. Mais vous pouvez à tout moment extraire vos données pour les exploiter dans un tableau Excel pour les exploiter comme bon vous semble.

En premier lieu, EKIPEA n'a pas attendu la loi sur la RGPD pour être sensible à la sécurité de vos données, et à la protection des données personnelles de vos salariés et bénéficiaires.

Quoi qu'il en soit, EKIPEA respecte l'ensemble des obligations incombant aux sous-traitants en matière de RGPD. Et notamment en matière de conception de notre logiciel. Et nous vous accompagnons pour vous aider à respecter les vôtres en tant que Responsable du Traitement.

Par-dessus tout, nous avons pensé notre concept sur la base d'un service et d'un travail collaboratif entre vous, votre coékipier et l'Expert-Comptable partenaire. 

En standard, EKIPEA ne peut pas être utilisé comme un logiciel qu'on achète et qu'on installe sur son PC. C'est une solution "On Line". Ce n'est ni l'objectif et encore moins la raison d'être d'EKIPEA d'être un simple éditeur d'applicatif, qui plus est en mode "Off line".

Pour autant, nos outils sont modulaires. Par exemple, il est possible mettre en place uniquement l'application mobile PocKet'CE pour la communication vers les bénéficiaires. Tout en y adjoignant notre e-Billetterie. Notez qu'il est également possible de mettre en place la gestion des activités sans nécessairement les modules comptables. Nous pouvons vous proposer une interface (export / import) avec votre propre logiciel de comptabilité.

N'hésitez pas à nous contacter, et nous étudierons votre besoin spécifique. Cela nous permettra de vous proposer une approche sur mesure s'intégrant dans votre existant.

Évidemment notre service de recherche & développement enrichit en permanence notre solution et nos outils, dédiés au CSE. Nous restons en permanence à l'écoute de vos besoins. Dans tous les cas, nous priorisons nos développements informatiques en fonction de vos besoins, mais aussi de nos idées innovantes basées sur 25 ans d'expérience avec des CE et des CSE de toutes tailles.

Nous livrons une release majeure (nouvelle version) environ toutes les 4 à 6 semaines, et nous informons et formons nos clients sur ces nouveautés.

Mieux qu’une version de démonstration, nous vous proposons des démonstrations en ligne (par visio). C'est évidemment 100% gratuit  et sans engagement. Cela vous permettra de mieux appréhender la plateforme et le service proposé grâce aux conseils de nos équipes commerciales.

A l’issue de cette démonstration, nous pourrons, si vous le souhaitez, vous fournir un accès à une version pour tester en “réel”. Bien sûr, dans un environnement déjà pré-paramétré avec des ASC classiques  pour vous permettre de vous projeter facilement dans votre fonctionnement (billetterie, chèques vacances, sorties et voyages, remboursements de prestations, ...).

L’administration de la plateforme étant assurée par votre Coékipier, nos formations s’en trouvent évidemment allégées. Nous parlons de “prise en main” ou de "formation utilisateur". Nos experts s'occupent de tout !

La formation peut être réalisée en ligne via visio-conférence (séances de 2h) ou en nos locaux. Plus rarement sur site pour des raisons de coûts de d'efficacité.

En quelques heures vous maitrisez les différents outils ! ... tellement ils sont simples d'utilisation.

Nous proposons également des formations comptables pour bien comprendre les comptes du CSE ou savoir les présenter en réunion plénière.
Mais aussi des missions de conseil sur la gestion des ASC, la gestion budgétaire ou encore la communication.

Le prix de nos solutions est optimisé pour que chaque Comité Social et Economique ou assimilé (CAS, COS, Amicale du personnel) puisse concilier nos services avec ses autres dépenses de fonctionnement !

Notre expérience dans le monde du Comité d'Entreprise (CE) depuis 20 ans nous a permis à bien connaître et maitriser les contraintes des CE, y compris sur l'aspect budgétaire.

Il est évidemment dépendant de la taille de l'entreprise (nombre de bénéficiaires) et de la solution et du niveau de service attendu.

Pour un coût mensuel fixe, tout est inclus dans le service : votre coékipier, les applications mobiles (et logiciel CSE web) ainsi que les prestations de l’expert-comptable. Le prix de nos abonnements annuels est forfaitaire ; à nous d'être efficaces dans le travail que l'on réalise pour chaque client.

N'hésitez pas à nous consulter pour obtenir un devis personnalisé.

Non, nous ne sommes pas un prestataire de cartes cadeaux ou de titres prépayés, et nous ne l'avons jamais été y compris avec notre ancien logiciel 123CE pour les Comités d'Entreprise. Ce n'est pas notre métier. Mais nous vous aidons le cas échéant à fournir à votre prestataire un fichier au format qu'il souhaite pour vous permettre de commander vos cartes ou titres cadeaux de Noël par exemple.

Par contre, vos salariés peuvent bénéficier via ReducCE (notre e-Billetterie) de remises intéressantes sur un univers de bons d'achats des plus belles enseignes.