Un fonctionnement rigoureux, mais devenu trop chronophage
Au sein de l’entité Recherche & Développement de Mondelez, le CSE accompagne près de 95 salariés. Élu depuis plus de dix ans, Jérôme C. a vu les besoins du comité évoluer au fil des années. Si la comptabilité était tenue avec rigueur et les comptes validés chaque année par un expert-comptable, une grande partie des tâches administratives reposait sur les élus, et plus particulièrement sur la trésorière.
Suivi comptable, remboursements, gestion des paiements, traitement des justificatifs… « La comptabilité était à jour, mais cela demandait beaucoup de temps », résume Jérôme. Dans un petit CSE où chacun cumule plusieurs missions, ce temps consacré à l’administratif était du temps en moins pour accompagner les salariés et développer de nouvelles activités.
Des outils qui ne répondaient plus aux nouveaux usages
Au-delà de la comptabilité, c’est le fonctionnement global du CSE qui montrait ses limites. Les participations aux activités et les remboursements passaient encore largement par des chèques, générant de nombreuses manipulations et déplacements. « De plus en plus de salariés n’utilisaient plus de chèques et passaient au digital », constate Jérôme.
Les élus souhaitaient également moderniser leur communication. Leur ancien outil ne proposait ni application mobile ni services réellement adaptés à des salariés habitués à tout gérer depuis leur téléphone ou leur ordinateur.
Une solution pensée pour simplifier le quotidien des élus
En découvrant EKIPEA lors d’un salon professionnel, le CSE ne recherchait pas uniquement un nouvel outil de comptabilité. Son objectif était de s’équiper d’une solution capable de centraliser les principales missions du comité : comptabilité, gestion des activités sociales et culturelles, billetterie, communication et accompagnement.
La qualité des échanges avec les équipes EKIPEA a également pesé dans la décision. « Nous avons tout de suite senti que les équipes maîtrisaient parfaitement leur sujet. » Pour Jérôme, disposer d’une interlocutrice dédiée et d’un accompagnement de proximité était un véritable gage de confiance.
Plus de temps pour les salariés et une communication renforcée
Aujourd’hui, les élus consacrent moins de temps aux tâches administratives. Les bénéficiaires renseignent directement leurs coordonnées bancaires sur la plateforme, les remboursements sont simplifiés et le suivi comptable est plus fluide.
Ce temps gagné permet surtout au CSE de se recentrer sur son rôle auprès des salariés. Les élus communiquent davantage sur les activités proposées, partagent plus facilement leurs informations et développent leur offre de billetterie. « Nous avons constaté davantage de retours positifs sur nos activités et sur la plateforme. »
Pour Jérôme, ce changement va bien au-delà d’un simple remplacement de logiciel. Il a permis au CSE de moderniser son fonctionnement, de proposer des services plus adaptés aux attentes des salariés et de gérer son quotidien avec davantage de simplicité et de sérénité.
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