Quand Excel finit par montrer ses limites
Fabricant français de menuiseries en aluminium, K•LINE compte près de 300 salariés sur son site. Élue du CSE depuis plusieurs années, Lydia C. a assuré pendant huit ans le rôle de trésorière avant de devenir récemment secrétaire du comité.
Avant de rejoindre EKIPEA, toute la gestion du CSE reposait sur Excel. Suivi des bénéficiaires, billetterie, remboursements, comptabilité, trésorerie… chaque activité disposait de son propre tableau partagé. Ce fonctionnement convenait lorsque le CSE gérait moins de salariés, mais il devenait de plus en plus difficile à maintenir au fil des années.
Une organisation qui demandait beaucoup de rigueur
Avec plusieurs fichiers à mettre à jour et des informations réparties entre différents tableaux, chaque opération devait être saisie avec précision. Le moindre oubli pouvait entraîner un écart dans les comptes ou compliquer les rapprochements en fin d’année.
« C’était sûrement adapté à une époque où nous étions beaucoup moins nombreux, mais plus le CSE grandissait, plus le pilotage devenait compliqué. »
La préparation du bilan annuel demandait également un travail important. Il fallait vérifier les écritures, distinguer les budgets de fonctionnement et des activités sociales et culturelles, construire des tableaux croisés dynamiques et contrôler tous les chiffres.
Une solution qui apporte enfin une vision globale
Après avoir découvert la solution lors d’un salon professionnel avec un autre membre du CSE, elle a rapidement identifié ce qu’elle recherchait : un outil capable de centraliser toute la gestion du CSE, sans multiplier les fichiers. « Si j’avais voulu l’inventer, c’est la solution EKIPEA que j’aurais créée. »
Ce qui l’a particulièrement convaincue, c’est la gestion des permanences et le suivi personnalisé des bénéficiaires. Chaque salarié dispose désormais d’un historique clair de ses achats, de ses remboursements et de ses aides, ce qui facilite considérablement le suivi des activités : « Nous sommes passés d’une 2 CV à une Rolls-Royce. Tout est beaucoup plus structuré et précis. »
Si la comptabilité externalisée a nécessité un temps d’adaptation, notamment parce qu’elle implique davantage de délégation, Lydia apprécie aujourd’hui de pouvoir s’appuyer sur une équipe disponible lorsqu’une question se présente.
Une gestion plus sereine et moins de fichiers au quotidien
Aujourd’hui, le CSE travaille avec beaucoup moins de documents et bénéficie d’un suivi plus fiable. Les élus gagnent du temps, les informations sont centralisées et les opérations sont plus faciles à retrouver.
Au-delà du logiciel, Lydia retient surtout la sérénité apportée par l’accompagnement : « Le fait de pouvoir compter sur une équipe qui répond rapidement à nos questions change vraiment le quotidien. »
Pour elle, Excel peut répondre aux besoins d’un très petit comité. En revanche, dès que le nombre de bénéficiaires augmente et que la gestion devient plus complexe, disposer d’une solution dédiée permet de gagner un temps précieux et de piloter son CSE avec beaucoup plus de confort.
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