Logiciel comité social économique en ligne ? En avance sur le monde de l'entreprise ?
Vous étudiez la mise en place d’un logiciel CSE et vous constatez que la majorité des solutions que l’on vous propose fonctionnent « en ligne ». Ce virage vers le mode hébergé a été initié début des années 2000 avec des éditeurs comme CENet, ProwebCE et 123CE (et oui, déjà nous …) .
Au siècle dernier (ce n’est pas si loin que cela je vous l’assure … ) tous les logiciels CSE s’installaient en local sur un ordinateur du CSE. Pour les très gros Comités d’Entreprises, le logiciel CSE fonctionnait sur un serveur du Comité.
Aujourd’hui tous les logiciels CSE sont en ligne ou dans le cloud (pour utiliser le langage technico-commercial). Les services marketing parlent également de « mode SaaS » (Software as a Service). Pourtant, dans le mode de l’entreprise, les deux modèles existent encore malgré la montée en puissance des solutions SaaS et Cloud. Evidemment les contextes et le nombre de logiciels nécessaires pour la gestion d’une entreprise sont différents, mais d’une certaine manière, on peut affirmer que les logiciels CSE sont technologiquement en avance, sinon clairement dans leur temps.
Est-ce pour autant la bonne solution pour les CSE ?
Les avantages d'un logiciel CSE en ligne
Si tous les éditeurs sont passés à ce mode en ligne c’est parce qu’il présence de nombreux avantages pour les élus des CSE. Certes, et il ne faut pas s’en cacher, il présente aussi des intérêts pour les éditeurs. Mais quand les intérêts des deux parties sont alignés cela ne peut en être que mieux. Et notamment sur les prix.
Voici les 7 principaux avantages du mode « on line » pour vous :
Simplicité de mise en place et pas d’impact sur le matériel informatique du CSE (flexibilité)
Aucune installation n’est nécessaire. Un PC disposant des capacités minimums pour naviguer sur le web et accès Internet suffisent. Attention toutefois à la sécurité sur votre réseau dès lors que vous l’ouvrez sur Internet (antivirus, firewall).
Accessibilité et mobilité
Le logiciel CSE, comme on vient de le voir, est accessible sur toute machine disposant d’un accès Web. Ce qui permet aux élus de pouvoir se connecter au CSE depuis le local CSE, mais aussi depuis leur bureau, ou encore depuis leur domicile. Evidemment pour les entreprises multisites, la solution est idéale car il serait très complexe et très couteux de vouloir disposer des mêmes facilités sans passer par un hébergeur professionnel.
Sécurité des données
Vos données sont importantes et notamment les données personnelles des salariés et la comptabilité du CSE. Même si cela n’est pas très tangible pour vous, dites-vous bien qu’elles sont infiniment plus en sécurité dans le Data Center d’un professionnel de l’hébergement que sur un PC au CSE.
EKIPEA travaille avec ADISTA pour l’hébergement de notre plateforme et des données de nos clients.
ADISTA en quelques mots c’est :
– 7 Data Center en propre et 24 agences en France,
– des Data Center avec les toutes dernières technologies,
– 400 collaborateurs dont plus de la moitié est affectée aux services de production et support,
– un savoir voir faire depuis plus de 30 ans dans l’intégration de systèmes
Mise à jour automatique des applications
La mise à jour des applications est automatique et incluse dans l’abonnement de service du CSE. Vous n’avez pas à vous en soucier. A chaque fois que vous vous connectez au logiciel du CSE, vous bénéficiez de la toute dernière version.
Attention toutefois au risque d’instabilité lié à un changement de version. Tous les éditeurs ne se valent pas.
Plus les logiciels CSE sont anciens et complexes, plus le risque de régression est important. Vous l’avez tous déjà vécu. Une fonctionnalité qui fonctionne parfaitement se met soudainement à « déconner » … suite au passage à une nouvelle version. Renseignez-vous sur vos prestataires sur ce point.
Chez EKIPEA nous assurons des tests spécifiques de non régression pour que ce genre de mésaventure n’arrive pas. Ou du moins le moins possible, le zéro défaut étant impossible en développement informatique.
Maintenance par le prestataire
Le prestataire assure la maintenance technique des serveurs et de tous les systèmes nécessaires au fonctionnement du logiciel de votre CSE. Il faut avoir conscience que ce sont souvent des architectures complexes avec de multiples serveurs (bases de données, web, mail, applicatif, fichier, ….), mais aussi des dispositifs de sécurité visant à protéger vos données et applications hébergées dans le Data Center.
Outre cette maintenance technique, le prestataire assure également la maintenance dite applicative. Si un bugg est découvert dans le logiciel CSE par un client, il est corrigé le plus vite possible et immédiatement disponible pour tous les clients.
Ouverture vers les services en lignes pour les salariés
Et enfin, et pas des moindres, le mode en ligne vous permet d’ouvrir votre système d’informations aux bénéficiaires (les salariés et leurs ayants droits). En effet, n’oubliez pas les conjoints qui ne passent pas devant les panneaux d’affichage et encore moins à la permanence CSE. Vos salariés et ayants droits peuvent ainsi accéder à leur CE 24/24 et 7j/7. Toutes les solutions des prestataires de logiciels de CSE proposent une composante « Site web » et « services en lignes ».
Chez EKIPEA, nous proposons mieux qu’un site WEB : une application mobile ! En l’occurrence PocKet’CE !
A chaque activité organisée par le CSE, on retrouve le service en ligne associé :
– commander de la billetterie au CSE,
– réserver ses chèques vacances,
– s’inscrire à une sortie ou un voyage,
– déposer une demande de remboursement d’une cotisation sport,
– choisir le cadeau de Noel des enfants,
– ….
En restant avec un logiciel de compta classique ou Excel, vous vous fermez par rapport à ces possibilités. Et sachez qu’elles sont de plus en plus demandées par les bénéficiaires. Là, c’est le monde de la consommation qui pousse. Chacun s’imagine pouvoir accéder à son CSE aussi simplement que d’aller sur Amazon ou La Redoute.
Tout ceci à l’air idyllique me direz-vous. Mais ça l’est !
Il faut tout de même avoir conscience des quelques inconvénients liés à ce mode de fonctionnement.
Les inconvénients des solutions de gestion de CSE en ligne
Vous confiez à un prestataire des données sensibles mais également l’image de marque du CSE. Imaginez si votre logiciel CSE n’est plus accessible pendant plusieurs jours… que se passerait-il ?
Rassurez-vous, cela n’arrive jamais ou presque. Il convient juste d’être vigilant sur les conditions techniques d’hébergement … mais aussi les conditions contractuelles. Quel délai garanti de remise en service en cas de panne ? Quelles sont les dispositions en cas risque majeur : incendie du Data Center ?
Chez EKIPEA, nous nous engageons sur un délai de 48h.
Quoi qu’il en soit vous serez de toute façon plus en sécurité chez un hébergeur (à condition de vérifier que l’on parle bien d’un Data Center professionnel) que sur les PC au local CSE.
Vous pouvez également vous demander. « Comment faire pour changer de prestataire si ne je suis pas satisfait ou encore, et si mon prestataire cesse son activité un jour ? »
Dans tous les cas, les données manipulées dans le logiciel de gestion du CSE ne sont jamais la propriété de l’hébergeur.
Il n’en est que le dépositaire et doit en garantir uniquement l’accès et la sécurité.
Votre contrat doit prévoir une clause de réversibilité précisant les conditions dans lesquelles vous pourrez récupérer vos données en cas de fin de contrat. Et ce, pour quelque raison que ce soit.
Chez EKIPEA, et nous sommes une exception, l’engagement contractuel est limité à 12 mois.
Simplement pour permettre au moins de faire une clôture comptable.
Ensuite nos clients sont libres de mettre fin à leur contrat à tout moment moyennant un simple préavis de 2 mois.
Ekipéa : un véritable mode SAAS pour la gestion de votre comité social économique
EKIPEA a retenu le mot « Service » dans cet acronyme SaaS que vous maitrisez maintenant.
Nous nous sommes posé la question : comment proposer encore plus de service ?
Nous avons réinventé le logiciel de gestion de Comité Social Economique dans un logique Full SaaS (100% service).
Chez EKIPEA le service ne se limite pas à un service technique d’hébergement ou de maintenance.
Il ne se limite pas non plus à une Hot Line (fusse-t-elle VIP).
D’une certaine manière, on peut dire qu’EKIPEA est un logiciel Comité d’Entreprise en ligne, mais il est « livré » avec des experts qui vont l’utiliser pour le CSE et avec le CSE :
- un coékipier, véritable salarié permanent mutualisé du CSE, qui va assurer tout le back office. Nous assurons pour vous toutes les tâches complexes et/ou fastidieuses.
- un expert-comptable qui va assurer la tenue et la clôture de la comptabilité du CSE en fin d’exercice.
EKIPEA apporte une solution nouvelle, unique et intégrée à tous les élus qui trouvent, malgré les avantages du mode en ligne, ces logiciels CSE complexes (et c’est le cas !). Notre solution est destinée avant tout à tous ceux qui veulent gagner du temps en nous confiant une partie de leurs tâches sans réelle valeur ajoutée. Ces tâches qui sont souvent d’ailleurs les plus chronophages et fastidieuses.
Découvrez ici nos offres conçues pour vous par nos équipes.
