Mon CSE a-t-il besoin d’un logiciel de gestion CSE et compta intégré ?
Vous êtes Secrétaire ou Trésorier de CSE et vous vous posez cette question.
Que puis-je en attendre ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Sont-ils tous identiques ?
Les éditeurs me parlent de logiciel de gestion CSE intégré, ou solution de gestion et compta intégrée (ou encore d’ERP) mais cela signifie quoi concrètement ?
Fonctionnalités d'un logiciel de gestion CSE
Tout d’abord il convient de préciser ce que l’on appelle un logiciel de gestion CSE. Il s’agit d’un logiciel spécialisé conçu spécifiquement pour les CSE. Les Logiciels CSE sont tous conçus sur le même modèle avec une gestion des bénéficiaires, une gestion des activités sociales et culturelles du CSE (les ASC) et une comptabilité spécifique aux CSE. Les fonctionnalités sont plus ou moins avancées selon les solutions et les éditeurs, mais on retrouve un tronc commun autour de :
La gestion des bénéficiaires du CSE
- informations personnelles (nom, prénom, adresse, mail, photo, situation familiale, … critères sociaux tels que QF ou montant des impôts, …),
- informations professionnelles (matricule, date d’entrée dans l’entreprise, type de contrat de travail, catégorie, métier, site d’affectation, …)
- gestion des ayants droits (conjoint, enfants, externes),
- interface d’import et de mise à jour,
- édition de courriers, d’étiquettes,
- outils d’envoi de mails,
- Statistiques,
- …
La gestion des Activités Sociales et Culturelles proposées par le CSE
– Paramétrage des activités (ASC) et organisation selon différents niveaux (familles, produits, articles, tarifs, …),
– Paramétrage type d’activités et des modes de fonctionnement :
- gestion en stock (billetterie, commandes groupées, chèques vacances, …),
- activité de groupe avec pré-inscription préalable et validation par le CE. Ces activités de groupes sont souvent gérées de manière nominative (le CE doit pouvoir inscrire les Ayants Droits nominativement pour un voyage par exemple),
- linéaires et allotements pour les mobil-home par exemple,
- planning de réservation pour le matériel de bricolage ou un véhicule en libre-service par exemple,
- médiathèque.
– Gestion des tarifs et modes de paiements acceptés par le CSE (chèques, espèces, TPE, CB, virement SEPA, prélèvement SEPA, Chèques vacances, …),
– Les règles de gestion du CSE :
- accessibilité : qui a le droit de bénéficier des activités selon les critères définis sur les bénéficiaires. Exemple : seuls les CDI présents au 01/01 peuvent bénéficier des chèques vacances.
- subvention: fixe ou variable selon un critère social. Exemple : les chèques vacance sont subventionnés à 50% pour la catégorie employés, 30% pour les ETAM et 20% pour les Cadres. Pour la billetterie culture et sport, c’est 20% pour tout le monde.
- quotas : comme par exemple 2 billets de cinéma par mois, plus un par enfant de moins de 18 ans.
- plafond ou enveloppe de subvention : comme par exemple un plafond de 100€ par an et par salarié pour le remboursement de ses activités sportives (remboursées à un taux de 30% applicable sur le montant de la facture présentée).
– Achats fournisseurs : commandes, facturation, stock,
– Ventes au salariés : avec acceptation préalable du CSE ou pas, gestion des livraisons, des encaissements, des stocks, …
– Stocks : mouvements de stocks, inventaires, …
– Statistiques diverses.
Comptabilité CSE
La principale caractéristique des logiciels de compta CSE est d’assurer la séparation des deux budgets: Fonctionnement (AEP) et Social (ASC).
Ce qui n’est pas le cas des logiciels de comptabilité généralistes pour les entreprises. Comme tous les logiciels de comptabilité, on va retrouver des fonctionnalités de saisies d’écritures organisées dans des journaux et selon un plan comptable spécifique aux CSE.
Ce plan comptable a été validé par l’Ordre des Experts Comptables (voir la lettre des EC aux CSE).
Qu’on les positionne dans la gestion ou dans la compta, on retrouve également des fonctionnalités liées à la gestion des moyens de paiement :
– Gestion de caisse (arrêtés de caisse),
– Établissement des bordereaux de remise de chèque,
– Génération des fichiers SEPA si le CSE propose le prélèvement ou le virement bancaire comme moyen de paiement à ses bénéficiaires.
– Et enfin toutes les fonctionnalités indispensables dans une comptabilité :
- états comptables : Balance, Grand Livre, Journaux,
- rapprochement bancaire,
- lettrages clients et fournisseurs (dans le cas d’une comptabilité CSE d’engagement – également appelée compta CSE client / fournisseurs).
- Clôture comptable et établissement des comptes de résultats et bilan.
Certains logiciels de gestion CSE propose également :
- une comptabilité analytique, ce qui peut être très utile pour les élus du CSE sachant que cette gestion est souvent assortie d’un module de suivi budgétaire.
- un outil d’aide à la rédaction du rapport de gestion.
Comptabilité intégrée
On parle de comptabilité intégrée lorsque qu’une action dans les modules de gestion sera répercutée directement dans la comptabilité. Par exemple, pour un CSE, la saisie d’une vente de billetterie généra des écritures comptables en automatique.
Et tout cela dans le même logiciel et la même base de données sous-jacente et partagée entre la gestion CSE et la compta.
Mais n’est pas le seul modèle.
Certaines entreprises ont des logiciels de gestion séparés (quelques fois également appelés ERP).
Le logiciel de gestion gère les clients, la base article, les ventes/achats et la facturation (client ou fournisseurs), mais les écritures comptables doivent être exportées vers le logiciel de compta de l’entreprise. Cet export peut être plus ou moins automatisé. Mais dans ce modèle, on a bien deux logiciels distincts : un pour la gestion et un pour la comptabilité.
Et surtout, dans ce modèle, en général, une fois l’écriture exportée dans la comptabilité il n’y a plus de lien avec les éléments qui ont conduits à sa génération.
Dans un logiciel de gestion et compta 100% intégré, les éléments de gestion et de comptabilité restent étroitement liés. Par exemple, la suppression d’un règlement client dans la compta entraîne immédiatement le fait que le facture du client redevient non soldée.
L’avantage d’avoir un logiciel de gestion séparé et distinct du logiciel de compta est de pouvoir choisir le meilleur (ou le plus adapté) des logiciels dans chaque univers. Voire, dans des cas complexes, avoir plusieurs logiciels de gestion qui déversent leurs écritures dans une comptabilité centralisée.
Une solution de gestion et de compta intégrée offre l’avantage d’une grande simplicité et la garantie d’une cohérence des données entre la gestion et la compta.
Et concrètement dans l'univers du CSE ?
Toutes les solutions du marché (ou presque … mais nous parlerons d’EKIPEA dans quelques instants) sont construites sur un modèle intégré et hébergé (en ligne).
Par contre, certains éditeurs de logiciel de gestion CSE ne proposent que des comptabilités recettes/dépenses (attention à vos obligations en fonction de vos budgets). Ce qui conduit quelque fois les plus gros CSE à avoir un logiciel de comptabilité séparé avec une interface de mise à jour entre la gestion et la compta.
Chez les plus petits CSE, le logiciel de gestion et de comptabilité du CSE s’appelle souvent … Excel. Evidemment il est gratuit mais il a beaucoup de limites et de contraintes.
Quelque fois, la gestion des activités est réalisée sous Excel et la comptabilité dans un logiciel de comptabilité généraliste du marché (logiciel pour petite entreprise). C’est évidemment une solution possible et peu onéreuse mais elle ne rend absolument pas les mêmes services qu’un logiciel de gestion CSE spécialisé. Les logiciels de comptabilité d’entreprise sont moins adaptés aux CSE et surtout sont plus complexe par nature. En effet, ils gèrent des choses dont le CSE n’a pas besoin ; à commencer, par exemple, par la fiscalité ou la TVA.
Et comment se positionne Ekipéa dans cet univers ?
EKIPEA se veut être une alternative aux éditeurs de logiciels de gestion CE du marché. EKIPEA propose une autre manière de concevoir la gestion et la comptabilité dans les CSE.
15 ans d’expérience dans les CSE, avec la création et le développement d’123CE (cf. notre histoire), nous ont permis de bien connaître et comprendre les élus de CSE. Et surtout de bien comprendre que tous les CSE ne sont pas identiques et n’ont absolument pas les mêmes besoins.
Les petits et moyens CSE n’ont pas le budget nécessaire pour embaucher un salarié permanent. Les logiciels CSE actuels sont devenus très complexes pour des élus ayant 20 heures de délégation par mois. Nous avons pensé notre solution pour eux.
D’une certaine manière, on peut dire qu’EKIPEA est un logiciel de gestion et comptabilité intégré de CSE. Mais il est « livré » avec des experts qui vont l’utiliser pour le CSE et avec le CSE.
- un coékipier, véritable salarié permanent mutualisé du CSE, qui va assurer tout le back office,
- un expert-comptable qui va assurer la tenue et la clôture de la comptabilité du CSE en fin d’exercice.
EKIPEA apporte une solution à tous les élus qui trouvent ces logiciels de gestion CSE complexes (et c’est le cas !) ; et qui veulent gagner du temps en nous confiant une partie de leurs tâches sans réelle valeur ajoutée. Ces tâches étant d’ailleurs les plus chronophages et fastidieuses.
